Empfehlungen für die Erstellung von barrierefreien/barrierearmen Word-Dokumenten

Barrierefreie/ -arme Word Dokumente sind mit einem Screenreader und Vergrößerungssoftware lesbar, klar gestaltet und strukturiert, der Fokus liegt auf der Informationsvermittlung. 

Kurz und Knapp

• Strukturierung Sie ihre Dokumente mit Hilfe der von Word zur Verfügung gestellten Formatvorlagen. Dies gilt für Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbezeichnungen, Absätze, Inhaltsverzeichnisse etc. Sehbehinderte Menschen, die z.B. auf einen Screenreader angewiesen sind, können Ihre Texte sonst nicht sinnvoll verstehen.

Setzen Sie Farben sparsam ein. Zu viele Farben können den Lesefluss stören und ablenken. Nicht jede Person, die Ihr Dokument liest, kann alle Farben deutlich wahrnehmen. Wenn Sie Informationen ausschließlich über Farben vermitteln, kann es sein, dass Ihren Leser:innen einige Informationen entgehen.

Wenn Sie mehrere Sprachen in einem Dokument verwenden, markieren Sie diese Absätze und stellen Sie die richtige Sprache ein. Wenn Sie z.B. einen englischen Absatz in Ihrem Dokument haben, der Text aber auf "Deutsch" eingestellt ist, haben viele Screenreader Probleme, diesen korrekt vorzulesen. 

Wenn Sie Links/URLs verwenden, fügen Sie entsprechende Hyperlinks ein und benennen Sie diese eindeutig und leicht verständlich, da Screenreader sonst die gesamte URL vorlesen.  Bspw. URL: https://qdl.th-brandenburg.de/digitale-lehre/tools-fuer-digitale-online-lehre/ . Im Fließtext würde es dann heißen: [...] eine ausführliche Liste mit Tools für die digitale online Lehre [...]. 

Verwenden Sie eine serifenlose Schrift (Arial, Helvetica, Tahoma). Hervorhebungen wie Großbuchstaben, Fett, Kursiv oder andere Texteffekte sparsam einsetzen. Der Zeilenabstand beträgt mindestens 120%. Der Text ist linksbündig. Diese Einstellungen tragen zur Lesbarkeit Ihres Dokuments bei, indem sie den Lesefluss unterstützen. 

Grafiken sind mit einem kurzen und prägnanten Alternativtext zu versehen. Grafiken ohne inhaltliche Bedeutung sollten als dekorativ gekennzeichnet werden. Verwenden Sie keine Grafiken oder WordArt, um Textinhalte darzustellen. Wenn Sie sich mit der Erstellung von Alternativtexten überfordert fühlen, gibt es  verschieden Tools, die Sie bei der Erstellung von Alternativtexten unterstützen. 

Bei Tabellen ist darauf zu achten, dass alle Spaltenüberschriften als "Kopfzeile" und alle Zeilenüberschriften als "Erste Spalte" gekennzeichnet sind. Die Spaltenüberschrift wird auf jeder Seite als "Kopfzeile" wiederholt. Komplexe Tabellen sollten in mehrere einfache Tabellen aufgeteilt werden. 

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie in Word eine Barrierefreiheitsprüfung durchführen. Gehen Sie auf "Datei", im Menü auf der linken Seite auf "Informationen". Unter "Dokument prüfen" / "Auf Probleme prüfen" wählen Sie dann "Barrierefreiheit prüfen". Bei neuen Dokumenten können Sie diese Einstellung bereits zu beginn aktivieren und mitlaufen lassen!

Besuchen Sie den OpenMoodle-Kurs der Universität Bielefeld für weitere Informationen!

Quellen: 

Bundesministerium des Inneren und für Heimat - Checklisten 

Materialpaket barrierefrei Lehre, OpenMoodle Uni Bielefeld - Checklisten barrierefreie Dokumente

Empfehlungen für die Erstellung barrierefreier/barrierearmer PowerPoint-Präsentationen

Barrierefreie/ -arme PowerPoint Präsentationen sind mit einem Screenreader und Vergrößerungssoftware lesbar, klar gestaltet und strukturiert, der Fokus liegt auf der Informationsvermittlung. 

Kurz und Knapp

• Jede Folie erhält einen aussagekräftigen Titel. Wenn zu jeder Folie ein aussagekräftiger Titel angegeben ist, erleichtert dies die Konzentration des Lesers und die Navigation mit einem Screenreader. 

• Gestalten Sie Ihre Präsentationen einfach, verwenden Sie z.B. nicht zu viele Übergänge, Sounds oder Grafiken. 

• Verwenden Sie für die Erstellung Ihrer Präsentation fertige Vorlagen (Folienmaster). Die Lesereihenfolge der Elemente einer Folie ist logisch aufgebaut. 

• Verwenden Sie serifenlose Schriften (Arial, Helvetica, Tahoma). Hervorhebungen durch Großbuchstaben, Fett, Kursiv oder andere Texteffekte sparsam einsetzen. Der Zeilenabstand sollte mindestens 1,2 PT betragen, der Text linksbündig ausgerichtet sein. Diese Einstellungen helfen, den Lesefluss aufrecht zu erhalten. 

• Die Texte haben ein ausreichendes Kontrastverhältnis zum Hintergrund, mindestens 4,5:1. Auf der Seite von Leserlich.info finden Sie einen Kontrastrechner, um sicher zu gehen. 

• Links im Fließtext nicht im Klartext. Fügen Sie Links als Hyperlinks ein und benennen Sie sie klar und verständlich. Schreiben Sie z.B. beim Einfügen eines Links nicht, "[...] https://qdl.th-brandenburg.de/digitale-lehre/tools-fuer-digitale-online-lehre/ [...]" sondern " [...] die THB stellt eine Reihe von Tools für die digitale Lehre zur Verfügung [...]". Wenn Sie den Link als Klartext schreiben, wird dieser von Screenreadern genauso vorgelesen. 

• Überschriften, Abbildungs- und Tabellenbezeichnungen kommen nur einmal vor, sind aussagekräftig und leicht verständlich. 

• Geben Sie enthaltenden Grafiken und Videos einen kurzen, prägnanten Alternativtext. Grafiken und Videos ohne inhaltliche Bedeutung markieren Sie als dekorativ. Je komplexer ein Bild ist, desto ausführlicher sollte der Alternativtext sein. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, einen Alternativtext zu formulieren, haben wir einige Tools zur Generierung von Alternativtexten für Sie bereitgestellt. 

• Verwenden Sie keine animierten Grafiken (GIFs).

• Verwenden Sie für die Tabellen die Formatvorlagen von PowerPoint. Markieren Sie alle Spaltenüberschriften als "Kopfzeile" und alle Zeilenüberschriften (falls vorhanden) als "Erste Spalte".

• Binden Sie Ihre Videos als Online-Video und nicht als "Objekt" ein. Wenn Ihr Video als Online-Video verfügbar ist, kann der Nutzende den Videoplayer selbst konfigurieren.  

• Wenn Ihre eingebetteten Videos relevante visuelle Inhalte enthalten, benötigen Sie eine Audiodeskription oder eine Volltextalternative, die diese Inhalte wiedergibt. Die THB stellt für die Transkription das Programm f4x zur Verfügung, Informationen dazu finden Sie auf unserer Tools für digitale Lehre Seite. Dasselbe gilt für eingefügte Audio-Clips. Sie können die Transkripte als Text in der Folie, als Notiz oder z.B. als separate Folien zur Verfügung stellen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung von Audiodeskriptionen benötigen, wenden Sie sich an c3RlZmZpLmhhYmVybGFuZEB0aA==-brandenburg.de

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie in Word eine Barrierefreiheitsprüfung durchführen. Gehen Sie auf "Datei", im Menü auf der linken Seite auf "Informationen". Unter "Dokument prüfen" / "Auf Probleme prüfen" wählen Sie dann "Barrierefreiheit prüfen". Bei neuen Präsentationen können Sie diese Einstellung bereits zu beginn aktivieren und mitlaufen lassen!

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Quellen: 

Bundesministerium des Inneren und für Heimat - Checklisten 

Materialpaket barrierefrei Lehre, OpenMoodle Uni Bielefeld - Checklisten barrierefreie Dokumente

Empfehlungen für die Erstellung von barrierefreien/barrierearmen Excel-Tabellen

Barrierefreie/ -arme Excel Tabellen sind mit einem Screenreader und Vergrößerungssoftware lesbar, klar gestaltet und strukturiert, der Fokus liegt auf der Informationsvermittlung. 

Kurz und Knapp

• Verwenden Sie Excel Format-Vorlagen für Tabellen, Überschriften usw.

• Verwenden Sie serifenlose Schriften (zB.: Arial, Helvetica oder Tahoma). Hervorhebungen von Text durch Großbuchstaben, Fett, Unterstrichen, Kursiv oder andere Texteffekte wie Textkontur, Farbverläufe als Farbfüllung, sollten sparsam eingesetzt werden. 

• Benennen Sie Objekte im Dokument direkt mit Verweisen und nicht durch deren Position oder Farbe. 

• Setzen Sie Farben sparsam ein; wenn Sie Farben verwenden, um Informationen zu vermitteln (z. B. in Diagrammen), müssen Sie diese Informationen auch durch Beschriftungen, Symbole oder Muster vermitteln.

• Geben Sie Ihren Arbeitsblättern leicht verständliche und aussagekräftige Namen, ordnen Sie die Arbeitsblätter sinnvoll an und vermeiden Sie leere Arbeitsblätter. 

• Schreiben Sie nur kurze Texte in die Textzellen und richten Sie diese linksbündig aus. 

• Versehen Sie Inhaltstragende Abbildungen, Diagramme und Gruppierungen mit kurzen, prägnanten Alternativtexten. 

• Verzichten Sie auf komplexe Tabellen, d.h. diese sollten nicht verschachtelt sein oder verbundene Zellen haben. Besser ist es, wenn Sie komplexe Tabellen in mehrere Tabellen aufzuteilen.  

• Achten Sie auf ausreichende Kontraste. Normaler Text muss mindestens ein Kontrastverhältnis von 4,5:1 zum Hintergrund haben. Der Kontrastrechner von leserlich.info kann Ihnen helfen, einen guten Kontrast zu finden         

• Verwenden Sie Hyperlinks mit aussagekräftigen Link-texten, verwenden Sie für Links keinen Klartext.

Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie in Excel eine Barrierefreiheitsprüfung durchführen. Gehen Sie auf "Datei", im Menü auf der linken Seite auf "Informationen". Unter "Dokument prüfen" / "Auf Probleme prüfen" wählen Sie dann "Barrierefreiheit prüfen". Bei neuen Dokumenten können Sie diese Einstellung bereits zu beginn aktivieren und mitlaufen lassen!

Weitere Informationen finden Sie im OpenMoodle-Kurs der Universität Bielefeld!                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

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Quellen: 

Bundesministerium des Inneren und für Heimat - Checklisten 

Materialpaket barrierefrei Lehre, OpenMoodle Uni Bielefeld - Checklisten barrierefreie Dokumente

Empfehlungen für die Erstellung barrierefreier/barrierearmer PDF-Dokumente

Inhalte werden in der Regel nicht im PDF-Format erstellt, sondern nur bereitgestellt. Daher müssen Formatierungen und Einstellungen bereits im zu exportierenden Dokument (Word, PowerPoint etc.) vorgenommen werden. Es gibt dennoch einige Punkte, die beachtet werden sollten, um eine barrierefreie bzw. barrierearme PDF-Datei zu erhalten.

Kurz und Knapp

• Eine erstelle PDF besteht nicht aus einer Bilddatei (Bsp. ein eingescanntes Dokument als .png). Dokumente mit Texterkennung (OCR) scannen!

• PDF Dokumente werden bereits im Ausgangsdokument (Bsp. Word) barrierefrei gestaltet

Einstellungen in Word: 

• Autor in Dokumenteneigenschaften angeben: Datei - Informationen - Eigenschaften - Erweiterte Eigenschaften - Reiter "Zusammenfassung"
• Schriftarten einbetten, damit die PDF unabhängig vom Endgerät korrekt dargestellt wird: Datei - Optionen - Speichern - Option "Schriftarten in der Datei einbetten" aktivieren 
• Dokumentensprache für Spracherkennung und Korrektur festlegen: Datei - Option - Sprache 
• Automatische Silbentrennung vermeiden, da diese nicht im Export pbernommen werden: Layout - Seite einrichten - Silbentrennung - Option "Keine" auswählen 
• Inhalte der Kopf- und Fußzeilen beachten. Inhalte wie Datum, Seitenzahl oder Dokumententitel, werden beim Export in eine PDF-Dati nicht automatisch in die Tag-Struktur (Info: Tags beinhalten Informationen u.a. zum Layout und der Lesereihenfolge) mit übernommen. Daher sollten wichtige Informationen immer im Hauptteil des Dokuments stehen, damit diese für u.a. Screenreader zugängllich sind

Inhalte barrierefrei gestalten

• strukturierete Foramtvorlage Benutzen
  • Wichtig: Änderungen wie Schriftgröße, Farbe oder Abstand nicht im Menüband vornehmen, sondern in den Formateinstellungen: Mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Vorlage im Bereich "Formatvorlage" klicken und "Ändern..." auswählen. 
  • Änderungen können so dauerhaft für alle Dokumente gespeichert werden oder nur für das aktuelle
• Zwei-Sinne-Prinzip beachten: Informationen sollten stets auf mindestens zwei unterschiedlichen Wegen wahrnehmbar sein, Bsp. Visuell und in Textform
  • Bsp. Farbige Markierungen sollten zusätzlich mit Symbolen oder Texten ergänzt werden
• Farbkontraste beachten: 
  • Mindestkontrastverhältnis bei normalem Fließtext 4,5:1
  • Bei großem Text, wie Bsp. Überschriften mit 18 pt, genügt auch ein Kontrastverhältnis von 3:1 
  • Mindestkontrastverhältnis bei grafischen Elementen 3:1
• Sprachwechsel kennzeichen. In Word: Text markieren - Überprüfen - Sprache -Sprache für die Korrekturhilfe festlegen... - gewünschte Sprache auswählen

Bilder, Grafiken, Diagramme

• Alternativtexte hinterlegen
  • Alle informationstragende Bilder und Grafiken müssen einen Alternativtext haben 
  • Alternativtexte beschreiben den Inhalt und die Funktion des Bildes
  • Haben Grafiken einen Link hinterlegt, muss der Alternativtext auch das Linkziel benennen
    • in Word: Rechtsklick auf Bild - im Menü "Alternativtext bearbeiten..." auswählen - Alternativtext im rechten sich öffnenden Bereich eingeben
  • Dekorative Bilder und Elemente müssen korrekt gekennzeichnet werden 
    • in Word: Rechtsklick auf Bild - im Menü "Alternativtext bearbeiten..." auswählen - Checkbox "Als dekorativ markieren" auswählen 

Überprüfen und Export

• Dokument überprüfen in Word: Überprüfen - Barrierefreiheit überprüfen 
• Word-Prüfung ist nicht PDF/UA-Konform und kann somit keine Vollständige Barrierefreiheitsprüfung nach dem PDF-Standard ersetzen!
• PDF barrierefrei exportieren in Word: Datei - Expotieren - "PDF/XPS-Dokumenten erstellen" auswählen - im Explorer-Dialogfenster "Optionen" anklicken - im Optionen Dialogfeld die Checkbox "Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit" auswählen. 
  • So werden alle strukturellen Informationen korrekt in die PDF-Datei übernommen

PDF prüfen und nachbearbeiten 

• PDF auf Barrierefreiheit prüfen, bspw. mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC) und eventuell nachbearbeiten 

Verschlüsselungen

• Kennwörter zum Öffnen einer PDF verhindern eine Überprüfung durch Prüfwerkzeuge
• Je höher die Sicherheitseinstellungen, desto stärker kann dies die Barrierefreiheit beeinträchtigen 

Das Bearbeiten einer nicht barrierefreien PDF-Datei ist zwar sehr aufwendig, aber unter anderem mit Adobe Acrobat Pro möglich. Die Universität Potsdam hat dazu ein informatives Video-Tutorial erstellt. Je nach Adobe-Acrobat-Pro-Version kann es zu kleinen Abweichungen kommen. Auf der Support-Seite von Adobe finden Sie ebenfalls viele wichtige Informationen zur PDF-Bearbeitung.

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Quellen: 

Bundesministerium des Inneren und für Heimat - Checklisten 

Materialpaket barrierefrei Lehre, OpenMoodle Uni Bielefeld - Checklisten barrierefreie Dokumente

Netz Barrierefrei.de - PDF auf Barrierefreiheit prüfen

Beratungsstelle Barrierefreiheit - Barrierefrei PDF-Dokumente

Empfehlungen für die Erstellung barrierefreier/barrierearmer Videos

Kurz und Knapp

• Achten Sie auf eine auf ein mäßiges Sprechtempo, kurze Sätze und eine deutliche Aussprache. 
• Die sprechende Person und das Mundbild sind gut sichtbar.
• Relevante Informationen sind auditiv und visuell (Text und Bild) wahrnehmbar.
• Wenn Informationen nur visuell zugänglich sind, legen Sie eine ausreichend lange Pause ein. So haben Personen, die auf auditive Informationen angewiesen sind, die Möglichkeit, die visuellen Informationen zu verarbeiten oder assistive Technologien zu nutzen. 
• Achten Sie auf einen kontrastreichen und neutralen Hintergrund.
• Achten Sie darauf dass keine aufblitzenden Effekte oder Bilder verwenden.
• Vermeiden Sie visuelle Effekte zur Gestaltung. Lernende, die sich schlecht konzentrieren können, werden so leicht vom eigentlichen Inhalt abgelenkt.
• Benutzen Sie Untertitel, die auch andere akustische Informationen wie beispielsweise Musik oder Hintergrundgeräusche beschreiben, und stellen SieTranskripte bereit.
• Stellen Sie Videos zum Download bereit. Das ist besonders für Personen nützlich, die Ihre Videos selbstgesteuert nutzen möchten, z. B. zu einem bestimmten Zeitpunkt oder wegen einer schlechten Internetverbindung.

Empfehlungen für die Erstellung  barrierefreier/-armer Moodle Kurse

Moodle-Kurse sind nur so barrierefrei/-arm wie die von Ihnen ausgewählten Formate und Aktivitäten. Im Allgemeinen gelten die gleichen Maßnahmen wie bei Word-Dokumenten usw.

Kurz und Knapp

• In Moodle der THB stehen Ihnen die folgenden Kursformate zur Verfügung: Themenabschnitte, Wochenabschnitte, Einzelaktivitäten und soziale Funktionen. Wie Sie diese Formate nutzen und gestalten, hat einen starken Einfluss auf die Barrierefreiheit Ihres Kurses. Das Format allein ist allerdings noch nicht unbedingt ausschlaggebend. Eine klare Strukturierung und eine nicht überladene Gestaltung sind wichtige Bestandteile eines barrierefreien Moodle-Kurses.
• Bennen Sie Ihre Abschnitte, Textseiten und Aktivitäten eindeutig. Achten Sie darauf, dass sich diese nicht wiederholen
• Wenn Sie Ihren Textfeldern eine Überschrift geben, die deren Inhalt zusammenfasst, verbessern Sie die Navigation innerhalb Ihres Kurses und machen ihn für Ihre Lernenden verständlicher.
• Bei langen und sehr umfangreichen Kursen sollten Sie ein Inhaltsverzeichnis anlegen. Es hilft bei der Orientierung und gibt dem Kurs Struktur. Zudem können Lernende so leichter und schneller zum gewünschten Abschnitt gelangen.
• Achten Sie darauf barrierefreie Fragetypen in Aktivitäten zu nutzen
• Texte werden wie in Word etc. behandelt, in Moodle stehen Ihnen verschiedene Textiditoren zur Verfügung (u.a. TinyMCE).  

Checkliste: Barrierefreiheit im Web für Online-Redakteur*innen

Checkliste für Barrierefreiheit im Web vom Kompetenzzentrum digitale Barrierefreiheit.nrw 

Checkliste: Barrierefreie Dokumente mit LaTeX

Checkliste: Barrierefreie Dokumente mit LaTeX vom Kompetenzzentrum digitale Barrierefreiheit.nrw